Descrierea unei cărţi de autor netraduse este exemplul cel mai simplu de descriere a unui document pe care-l putem găsi într-o bibliotecă.
Cartea are un autor sau o autoare. Are un titlu. Ea a fost publicată într-un anumit mod. Simplificând, putem spune că ne interesează trei mari blocuri de date:
Nu este rău să consemnaţi o serie de date suplimentare. Cartea are un cod în diversele clasificări. Poate avea un ISBN. Dac-aţi găsit-o într-o bibliotecă publică, atunci are o cotă. O descriere CIP v-ar ajuta să descoperiţi cuvinte-cheie pentru cartea respectivă. Puteţi folosi un câmp cum este câmpul pentru cuvinte-cheie din figura 1 pentru a reţine aceste informaţii.
Dacă folosiţi fişa din figura 1 ca model, adaptaţi câmpul principal (cel care acolo serveşte la consemnarea propoziţiei-cheie) la nevoile legate de cele trei blocuri fundamentale de informaţii bibliografice.
Nu cred că trebuie încărcate cele trei blocuri de informaţii cu prea multe informaţii suplimentare faţă de cele care sunt strict necesare pentru regăsirea sursei. Dacă este vorba de o traducere, informaţiile cu privire la text trebuie însă completate prin includerea numelui traducătoarei/traducătorului. De asemenea, unele ediţii sunt îngrijite de către un specialist. Îngrijirea ediţiei trebuie menţionată mai ales când este vorba efectiv despre o ediţie critică (cu note, consemnarea variantelor din manuscrise şi aşa mai departe).
În cazul datelor cu privire la publicare, nu mi se pare deloc necesar să consemnăm numărul de pagini al volumului, formatul sau alte lucruri de acest gen. Datele acestea sunt consemnate doar de către specialiştii în biblioteconomie. Când lucraţi la un eseu culegerea unor asemenea date va încărca fişele cu date inutile pentru operaţiile de regăsire a informaţiilor. Folosiţi fişele din bibliotecă, dacă aveţi nevoie de asemenea date.
Cea mai delicată este distincţia dintre titlu şi sursă. Din punct de vedere practic, sursa este ceea ce găsim în fişierul tradiţional al bibliotecilor. În cazul unei culegeri, de pildă, vom găsi titlul culegerii şi date cu privire la antologia respectivă (cine a alcătuit-o, cum a fost publicată). Nu vom găsi însă fişe pentru fiecare studiu sau fragment din antologie.
La fel, în cazul revistelor, în cele mai multe dintre biblioteci, nu vom găsi fişe pentru articole. Vom găsi doar fişe pentru revistele pe care le deţine biblioteca. Revista este sursa pe care trebuie să o localizăm în cazul articolelor. Inutil am căuta, în cele mai multe cazuri, la autorii respectivi, titlurile de articole.
În fişa bibliografică este, de asemenea, important să introducem o abreviere pentru documentul pe care-l descriem. Abrevierea o vom folosi în fişele de lectură. O putem consemna în acelaşi loc ca şi-n figura 1, dar cu o menţiune din care să reiasă limpede că aceasta este o fişă bibliografică (fişa principală în procesul de descriere a unui document) şi nu o fişă de lectură. Există, de asemenea, stiluri de alcătuire a listei bibliografice care folosesc abrevierile.
Este total nerecomandabil să alcătuiţi de la început o listă cu descrierile cărţilor, articolelor etc. pe care le consultaţi. Lista aceasta, scrisă pe foi sau într-un caiet, este extrem de greu de sortat de îndată ce ia proporţii. Fişele, în schimb, pot fi puse cu uşurinţă în ordinea dorită.